Svadobný plánovač (60): 7 zásad efektívnej komunikácie so svadobnými dodávateľmi

  • 19. jan 2017
  • Zuzana Maliníková
  • isifa / Shutterstock

Pri organizácii svadby je veľmi dôležité, aby ste si rozumeli so svojimi dodávateľmi, lebo iba tak môžete mať istotu, že všetko bude podľa vašich predstáv. Tu je niekoľko tipov, ako efektívne komunikovať s dodávateľmi počas plánovania svadby.

1. Majte vo veciach poriadok

Najdôležitejšou vecou pri komunikácii s dodávateľmi, ale aj celkovom plánovaní svadby, je mať vo veciach poriadok. V tomto prípade sa pod tým rozumie mať prehľad o celej doterajšej komunikácii, uzavretých dohodách, dohodnutých termínoch a podobne.

Najlepšie urobíte, ak si na organizáciu svadby založíte samostatný email, z ktorého budete riešiť všetky záležitosti týkajúce sa svadby a všetku komunikáciu s dodávateľmi. Jednotlivých dodávateľov si potom môžete v maily uložiť pod záložky podľa témy (napríklad svadobná torta, svadobné šaty, obrad, hostina a pod.), aby ste tak v mailoch vedeli vyhľadávať rýchlo a efektívne.

2. Určite kontaktnú osobu

Na udržanie poriadku počas celého plánovania svadby je najjednoduchšou metódou určiť hneď na začiatku kontaktnú osobu, ktorá bude komunikovať so všetkými dodávateľmi. Či už to budete vy, váš partner, svadobná koordinátorka, vaša mama alebo hlavná družička, je úplne jedno. Hlavné je, aby všetku komunikáciu riešila jedna osoba, ktorá bude udržiavať poriadok aj v mailovej komunikácii a zozname úloh, respektíve, ktorá vám bude podávať pravidelné hlásenia o stave vecí.

Ak by ste napríklad s dodávateľmi komunikovali vy aj váš partner, mohlo by sa ľahko stať, že niekto z vás odpovie na nejaký email a niečo dohodne, ale zabudne to povedať tomu druhému a problém je na svete.

3. Dohodnite sa na spôsobe komunikácie

Keď sa rozhodnete pre jedného dodávateľa, dohodnite sa s ním na spôsobe komunikácie. Niekto preferuje email, niekoho zas najlepšie zastihnete na telefóne. Dohodnite sa tiež na čase, ktorý dodávateľ potrebuje, aby spracoval váš email a tiež na časoch, v ktorých ho zastihnete. Všetci dodávatelia majú tiež iných zákazníkov a povinnosti, niektorí z nich sú možno drobní živnostníci, ktorí okrem živnosti majú aj stále zamestnanie (napríklad fotograf či cukrárka).

Preto je lepšie sa dohodnúť na nejakom systéme komunikácie, aby ste ich nevyrušovali v časoch, keď nemôžu vašu požiadavku spracovať. Tak sa vyhnete tomu, že niekto na niečo zabudne.

4. Buďte realisti

Skúste mať reálne očakávania, nech už hľadáte dodávateľa na čokoľvek. Všetky veci (vrátane ľudí) niečo stoja, preto nečakajte, že vám dodávatelia poskytnú tovar či službu zadarmo. Aj oni musia platiť dane, majú náklady na podnikanie a musia tiež z niečoho žiť. Napríklad fotograf vám nepríde nafotiť svadbu za 100€, lebo sa mu to neoplatí. Musel by na svadbe stráviť celý deň, cestovať k vám a venovať svoju energiu foteniu, z ktorého by nezarobil takmer nič.

Taktiež treba mať realistické očakávania v tom, čo je možné zariadiť a čo nie. Nenúťte dodávateľov do niečoho, čo podľa nich nie je možné zrealizovať, zvyčajne to nedopadne dobre.

5. Stanovte si časovú os

Veľmi dôležité tiež je hneď na začiatku si stanoviť časovú os. Dohodnite sa na termínoch, kedy bude čo hotové, kedy treba prísť na nejakú skúšku, kedy treba dolaďovať detaily a podobne. Tak budete presne vedieť, čo máte v akom štádiu plánovania od dodávateľa očakávať a kedy je vhodné sa mu opäť ozvať. Napríklad, nemá význam volať cukrárke každý týždeň už pol roka pred svadbou, lebo v tom čase vám určite nič nové nepovie.

6. Opíšte a ukážte

Veľkou chybou, ktorú robí väčšina neviest pri komunikácii s dodávateľmi, je, že svoju predstavu iba opíše. To však nestačí, ak chcete mať istotu, že všetko bude presne podľa vašich predstáv. Radšej vždy názorne ukážte, o čo máte záujem. Napríklad, ak poviete dekoratérom, že chcete maslovo-bielu výzdobu, môžu si predstaviť úplne niečo iné ako vy.

Ak je vaša predstava konkrétna, radšej vždy doneste obrázok na ukážku (to platí nielen o výzdobe, ale aj prestieraní stolov, torte, šatách, svadobnom účese a podobne). Takisto, ak chcete, aby DJ predviedol nejakú svetelnú šou, ukážte mu, čo máte na mysli na nejakom videu.

7. Dôverujte profesionálom

Keď vám budú chcieť dodávatelia poradiť ohľadom výberu, alebo vás upozornia na nejaký nedostatok vašej predstavy, dôverujte im. Určite s tým majú viac skúseností ako vy.

Napríklad, keď vám kvetinárka odporučí použiť iný druh kvetov, lebo vami vybrané druhy sa k sebe nehodia, či nie sú vhodné do daných podmienok, nechajte si poradiť.

Omnoho jednoduchšie sa vám bude komunikovať, ak nebudete trvať za každú cenu na svojej predstave a dáte dodávateľom trochu priestoru. Dozerajte na ich prácu, ale nekritizujte ich za každú maličkosť a nekontrolujte ich každý deň. Akurát tak docielite to, že spolupráca s vami pre nich bude nepríjemná a budú menej ochotní vám vyhovieť.

Ak ste s prácou nejakého dodávateľa vyložene nespokojní, jednoducho ho vymeňte za iného.

Profesionáli
1
Breznianska cukráreň
Občerstvenie - torty, koláče a nápoje
Chutné zákusky a torty z prvotriednych surovín. Db...
Brezno
1
Krabice na svadobné ...
Občerstvenie - torty, koláče a nápoje
Predaj rôznych papierových a plastových krabíc na ...
Poprad

Autorku článku nájdete aj medzi našimi Profesionálmi ako Zuzana Maliníková (Svadby podľa Ely).


Komentáre

    Pridaj príspevok